همه‌ چیز درباره نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی

نامه اداری شیوه ارتباطی رسمی است که در محیط‌های اداری و تجاری استفاده می‌شود. این نوع نامه‌ها برای مکاتبات رسمی و حرفه‌ای مانند درخواست‌ها، شکایت‌ها، اطلاع‌رسانی‌ها و مذاکرات استفاده می‌شوند. نامه اداری باید دارای ساختاری خاص باشد که شامل عناصری مانند تاریخ، آدرس گیرنده، آدرس فرستنده، عنوان، متن اصلی و امضا است.

در نوشتن نامه اداری باید از جملات ساده و مختصر استفاده کرد و از اصول گرامر و نوشتاری پیروی کرد. همچنین، باید فرمالیته‌های لازم را رعایت کرده و از اصطلاحات و عبارات مناسب استفاده نمود، اما در عین حال، باید متن را به گونه‌ای بنویسیم که خواننده به راحتی بتواند مفهوم و اهداف نامه را درک کند.

در این محتوا ما به صورت کامل توضیح می‌دهیم که چگونه باید نامه اداری زبان انگلیسی بنویسید و همچنین الگو و نمونه‌ای از نامه اداری را برای شما ارائه می‌دهیم تا بتوانید از آن استفاده کنید.

چگونه نامه اداری انگلیسی بنویسیم؟

نوشتن نامه اداری می‌تواند به شما کمک کند تا مقصد و هدف خود را به گونه‌ای واضح و روشن توضیح دهید تا مخاطبان شما به راحتی آن را درک کنند. در ادامه مرحله به مرحله شما را برای نوشتن نامه اداری انگلیسی راهنمایی خواهیم کرد.

1.    ابتدا باید فونت و حاشیه متن را مشخص کنید

برای شروع، می‌توانید حاشیه‌های خود را تنظیم کنید. این کار می‌تواند به شما کمک کند تا نامه را به شکلی حرفه‌ای و تمیز نگه دارید. توصیه می‌کنیم حاشیه‌های خود را در حدود یک اینچ از هر طرف سند تنظیم کنید. همچنین استفاده از فونت‌های ساده مانند Verdana، Arial، Calibri یا Times New Roman با اندازه 12 به نامه اداری انگلیسی شما ظاهری حرفه‌ای و منظم می‌دهد.

2.    نامه باید عنوان مشخصی داشته باشد

بعد از تنظیم حاشیه و فونت، می‌توانید به ایجاد عنوان بپردازید. در این قسمت، نام خود را در گوشه سمت چپ بالای صفحه بنویسید و سپس آدرس و تاریخ فعلی خود را ذکر کنید. اگر لازم است، می‌توانید شماره تلفن و ایمیل خود را نیز در اینجا قرار دهید. سپس، اطلاعات آدرس گیرنده را زیر آدرس خود وارد کنید. نام و عنوان سازمانشان را بنویسید و در صورت لزوم، آدرس آن‌ها را نیز ذکر کنید. قبل از ارسال نامه، حتما اطلاعات آدرس گیرنده را چک کنید تا از صحت آدرس و نام آن‌ها اطمینان حاصل کنید.

3.    نوشتن سلام برای شروع نامه اداری انگلیسی واجب است

حالا می‌توانید به سلام خود بپردازید. در این بخش می‌توانید به طور حرفه‌ای به خواننده‌ی خود سلام کنید. سلامی متداول که در نامه‌های رسمی استفاده می‌شود، عبارت “Dear Ms. or Mr. Last name” است. اگر نام و نام خانوادگی آن‌ها را می‌دانید، می‌توانید آن را در سلام خود ذکر کنید. به عنوان مثال، می‌توانید بنویسید: “Dear Alex Smith”. اگر جنسیت آن‌ها را می‌دانید، می‌توانید بنویسید “Dear Mr. Alex Smith” یا “Dear Ms. Alex Smith”. در صورتی که اطلاعات کاملی درباره نام گیرنده ندارید، می‌توانید از عبارت “Dear Sir or Madam” استفاده کنید.

4.    پاراگراف‌های بدنه نامه اداری انگلیسی باید کامل نوشته شوند

از پاراگراف‌های بدن خود برای بیان دلایل نوشتن نامه اداری انگلیسی استفاده کنید. در این قسمت شما می‌توانید نکات اصلی خود را به طور حرفه‌ای و به شکلی قابل فهم برای گیرنده توضیح دهید. با استفاده از کلماتی مانند “I am writing to you today because” می‌توانید خود را معرفی کنید و دلیل نوشتن این نامه را مورد بررسی قرار دهید.

هنگامی که توضیح دادید که گیرنده چه خواهد خواند، در پاراگراف بعدی می‌توانید بیشتر توضیحات را ارائه دهید و جزئیاتی را که پشتیبانی اولیه شما را تایید می‌کند، به آن اضافه کنید. برای مثال، اگر در حال نوشتن توصیه‌نامه هستید، می‌توانید با گفتن این جمله مهارت‌های فردی را که توصیه می‌کنید، به طور دقیق‌تر بررسی کنید: “Avery’s time-management and organizational skills have improved the efficiency of my business by 12% since the beginning of the quarter.”

بهتر است با استفاده از مثال‌های دیگری ادامه دهید تا مشخص شود که نظر شما درک شده است. جملات خود را ساده، کوتاه و به شکلی قابل درک برای خواننده نگه دارید.

5.    نامه اداری انگلیسی با پایان‌بندی مناسب و امضا

نامه اداری انگلیسی خود را با اضافه کردن پاراگراف و امضای پایانی به اتمام برسانید. در پاراگراف نتیجه‌گیری خود می‌توانید به طور خلاصه به نکته اصلی‌تان اشاره کنید و احتمالا مراحل بعدی یا تشکر خود را از گیرنده برای اختصاص وقت به خواندن نامه‌تان توضیح دهید تا سند خود را به پایان برسانید.

بعد از بستن نامه، می‌توانید امضای پایانی خود را در انتهای سند قرار دهید. معمولا امضاهای رایجی که در نامه‌ها استفاده می‌شوند و کلماتی شامل شامل “Sincerely ،Sincerely yours،  With appreciation ،Thank you، Regards، Yours truly ،Respectfully yours” می‌شوند. امضای پایانی خود را انتخاب کنید و نام خود را در پایین نامه بنویسید.

6.    ضمیمه می‌تواند در تکمیل نامه اداری شما کمک کننده باشد

ضمیمه‌ها، موارد اضافی هستند که به نامه شما اضافه می‌شوند تا سند شما را پشتیبانی کنند، مانند ارسال فایل پیوست در ایمیل. اگر سندی را برای تکمیل نامه خود پیوست می‌کنید، باید آن را در انتهای نامه خود ذکر کنید. برای آگاهی خواننده از وجود سند تکمیلی، می‌توانید در انتهای نامه، پس از نام خود، کلمه “enclosure” را قرار دهید. همچنین می‌توانید از کلمه “encl” به عنوان نشانه کوتاه برای ضمیمه استفاده کنید.

7.    در آخر باید نامه خود یکبار بخوانید، تصحیح کنید و بعد به ارسال آن بپردازید

پس از اتمام نوشتن می‌توانید نامه اداری انگلیسی خود را کامل بخوانید تا هرگونه اشتباه گرامری یا املایی را تشخیص دهید. همچنین می‌توانید آن را مرور کرده تا اطمینان حاصل کنید که منطقی است و به اندازه کافی واضح است که گیرنده متوجه شود.

پس از تصحیح می‌توانید نامه را به گیرنده ارسال کنید. پاکتی ساده سفید، مربعی یا مستطیلی را انتخاب کنید و نامه را به درستی تا کرده تا در پاکت جای بگیرد. نام و آدرس خود را در گوشه سمت چپ بالای پاکت بنویسید و سپس نام و آدرس گیرنده را در وسط قرار دهید. در گوشه سمت راست، تمبر را بگذارید و نامه خود را برای گیرنده مورد نظر ارسال کنید.

سخن پایانی

با اتمام مطالعه و آشنایی با محتوای همه‌چیز درباره نوشتن نامه اداری انگلیسی، امیدوارم که اطلاعاتی که در اینجا به اشتراک گذاشته شد، برای شما مفید واقع شده باشد. نوشتن نامه اداری انگلیسی مهارتی مهم در ارتباطات کسب و کار است و با بهره‌برداری از مراحل و تکنیک‌های مطرح شده، می‌توانید نامه‌های خود را به صورت خوانا و موثر ترتیب دهید. در نهایت امیدوارم که این مطالب به شما کمک کرده باشد تا در ارتباطات کسب و کار خود بهترین نتیجه را بگیرید و با موفقیت نامه‌های اداری انگلیسی خود را تدوین و ارسال کنید.

سوالات متداول درباره همه‌ چیز درباره نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی

1. چه چیزهایی باید در سربرگ نامه اداری انگلیسی وجود داشته باشد؟
   سربرگ نامه باید شامل نام و آدرس شرکت یا سازمان، شماره تلفن و فکس، و اطلاعات تماس مربوط به فرد ارسال کننده باشد.
2. چگونه از مناسبت‌ها و فراخوان‌ها در نامه اداری استفاده کنیم؟
   در ابتدای نامه می‌توانیم با استفاده از عباراتی مثل “I am writing to inform you about…” یا “I am pleased to invite you to…” به فراخوان‌ها و مناسبت‌ها اشاره کنیم.
3. آیا باید برای نامه اداری انگلیسی از زبان محاوره‌ای استفاده کنیم؟
   خیر، بهتر است از زبان رسمی و مودبانه استفاده کنیم و از اصطلاحات و عبارات خاصی که در زبان محاوره‌ای استفاده می‌شوند، پرهیز کنیم.
4. آیا باید قوانین نگارش گرامری را در نامه اداری انگلیسی رعایت کنیم؟
   بله، بهتر است قوانین نگارش گرامری را رعایت کنیم تا نامه ما به صورت قابل فهم و حرفه‌ای باشد.
5. آیا باید نامه را به صورت دست‌نویس ارسال کنیم؟
   نه، امروزه ارسال نامه‌های از طریق ایمیل یا سیستم‌های مدیریت اسناد رایج است. ارسال نامه به صورت دست‌نویس تنها در موارد خاصی مانند نامه‌های رسمی و بسیار مهم توصیه می‌شود.